​

Czym jest RODO w stowarzyszeniu?
RODO w Stowarzyszeniu oznacza stosowanie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych przez organizację pozarządową prowadzącą działalność statutową.

Praktycznie każde stowarzyszenie przetwarza dane:

• członków,

• kandydatów na członków,

• wolontariuszy,

• darczyńców,

• beneficjentów,

• uczestników wydarzeń,

• osób zapisanych do newslettera,

• uczestników konkursów,

• kontrahentów,

• pracowników i współpracowników.
   

Każda z tych grup wiąże się z innym celem przetwarzania danych oraz odmienną podstawą prawną wynikającą z RODO.

Dlatego RODO Stowarzyszenie nie sprowadza się jedynie do przygotowania kilku dokumentów. Jest to cały system organizacyjny obejmujący procedury, zabezpieczenia techniczne, analizę ryzyka oraz prawidłowe zarządzanie danymi osobowymi.

Dlaczego RODO w stowarzyszeniu jest tak ważne?
Stowarzyszenia bardzo często przetwarzają dane szczególnie chronione.

Mogą to być informacje dotyczące:
zdrowia,

• niepełnosprawności,

• przekonań religijnych,

• poglądów politycznych,

• działalności społecznej,

• przynależności do organizacji.

Nieprawidłowe przetwarzanie takich danych może prowadzić do:

• naruszenia prywatności osób,

• odpowiedzialności administratora,

• skarg do Prezesa UODO,

• konieczności zgłoszenia naruszenia ochrony danych,

• utraty zaufania członków i darczyńców,

• problemów podczas kontroli.

Dlatego RODO w Stowarzyszeniu powinno być traktowane jako jeden z podstawowych elementów prawidłowego funkcjonowania organizacji.

Czy każde stowarzyszenie musi stosować RODO?

Tak. Nie ma znaczenia:

• liczba członków,

• wysokość budżetu,

• wielkość organizacji,

• liczba pracowników,

• forma działalności.

​

Jeżeli stowarzyszenie przetwarza dane osobowe choćby jednej osoby, podlega przepisom RODO.

Jakie dane osobowe przetwarza stowarzyszenie?

Najczęściej są to:

• imię i nazwisko,

• adres zamieszkania,

• numer telefonu,

• adres e-mail,

• PESEL,

• numer konta bankowego,

• dane członkowskie,

• informacje o składkach,

• dane wolontariuszy,

• dane uczestników wydarzeń,

• zdjęcia,

• wizerunek,

• dane dzieci,

• dane opiekunów,

• informacje zdrowotne,

• dane dotyczące niepełnosprawności.

W wielu przypadkach są to dane należące do szczególnych kategorii danych osobowych wymagających podwyższonego poziomu ochrony. RODO przewiduje możliwość przetwarzania takich danych przez organizacje działające w określonych celach statutowych, jednak wyłącznie przy zachowaniu odpowiednich zabezpieczeń oraz spełnieniu warunków określonych w przepisach.

Obowiązki wynikające z RODO w stowarzyszeniu

Każde stowarzyszenie powinno wdrożyć odpowiedni system ochrony danych.

Obowiązki obejmują między innymi:

• wdrożenie dokumentacji RODO,

• analizę ryzyka,

• prowadzenie rejestrów,

• nadawanie upoważnień,

• szkolenia osób przetwarzających dane,

• zabezpieczenie dokumentacji papierowej,

• zabezpieczenie komputerów,

• tworzenie kopii zapasowych,

• zawieranie umów powierzenia,

• realizację obowiązku informacyjnego,

• obsługę praw osób,

• zgłaszanie naruszeń.

Dokumentacja RODO dla stowarzyszenia

Profesjonalne wdrożenie RODO w Stowarzyszeniu powinno obejmować komplet dokumentów. Najczęściej są to:

• Polityka Ochrony Danych Osobowych (Najważniejszy dokument opisujący zasady ochrony danych)

• Rejestr Czynności Przetwarzania (Opisuje wszystkie procesy przetwarzania danych w organizacji)

• Rejestr Naruszeń (Pozwala dokumentować incydenty związane z bezpieczeństwem danych)

• Rejestr Upoważnień (Lista osób mających dostęp do danych)

• Analiza Ryzyka (Określa zagrożenia oraz poziom zabezpieczeń)

• Procedura przy naruszeniach (Opisuje sposób postępowania po wykryciu incydentu)

• Procedura Realizacji Praw Osób (Określa sposób realizacji: prawa dostępu, prawa do sprostowania, prawa usunięcia danych, prawa ograniczenia, prawa przenoszenia, prawa sprzeciwu)

• Instrukcja Zarządzania Systemami Informatycznymi (Opisuje zasady bezpiecznego korzystania z komputerów i systemów)

• Umowy Powierzenia (Obowiązkowe przy współpracy z:biurem rachunkowym, dostawcą hostingu, firmą IT, operatorem newslettera, dostawcą serwera, firmą prowadzącą stronę internetową itp.)

• Klauzule Informacyjne (Powinny być przygotowane dla: członków, wolontariuszy, kandydatów, uczestników wydarzeń, darczyńców, pracowników, kontrahentów itp.)
   

Czy stowarzyszenie potrzebuje Inspektora Ochrony Danych? - Nie zawsze.

Obowiązek powołania Inspektora Ochrony Danych zależy od charakteru działalności oraz zakresu przetwarzania danych.

Jeżeli organizacja prowadzi szeroko zakrojone przetwarzanie danych szczególnych kategorii lub systematycznie monitoruje osoby, może powstać obowiązek wyznaczenia IOD.

W pozostałych przypadkach warto korzystać z bieżącego wsparcia specjalistów ds. RODO.

Najczęstsze błędy w zakresie RODO w stowarzyszeniu

Podczas audytów najczęściej spotykamy:

• brak dokumentacji,

• brak analizy ryzyka,

• brak upoważnień,

• brak rejestrów,

• nieaktualne klauzule informacyjne,

• nieprawidłowe zgody,

• brak umów powierzenia,

• zbyt szeroki zakres zbieranych danych,

• brak procedur naruszeń,

• niewłaściwe zabezpieczenia komputerów,

• wspólne hasła do systemów,

• brak szkoleń personelu.

Audyt RODO dla stowarzyszenia

Profesjonalny audyt pozwala sprawdzić zgodność organizacji z przepisami dot. ochrony danych osobowych.

Podczas audytu analizujemy:

• dokumentację,

• sposób przetwarzania danych,

• zabezpieczenia,

• stronę internetową,

• formularze,

• obszar monitoringu i właściwe oznaczenia,

• systemy informatyczne,

• umowy,

• poziom ryzyka.
   

Po zakończeniu audytu przygotowujemy raport wraz z zaleceniami.

Wdrożenie RODO w stowarzyszeniu

Kompleksowe wdrożenie obejmuje:

• analizę działalności,

• identyfikację procesów,

• przygotowanie dokumentacji,

• opracowanie klauzul informacyjnych,

• przygotowanie wzorów zgód,

• wdrożenie procedur,

• szkolenie pracowników i wolontariuszy,

• przygotowanie RCP,

• wsparcie podczas wdrażania.
   

Dzięki temu organizacja może prowadzić działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Szkolenia RODO dla stowarzyszeń

Regularne szkolenia zwiększają bezpieczeństwo organizacji. Program obejmuje między innymi:

• podstawy RODO,

• obowiązki administratora,

• prawa i obowiązki pracowników,

• bezpieczne przetwarzanie danych,

• postępowanie przy naruszeniach,

• praktyczne przykłady,

• elementy cyberbezpieczeństwa.
   

Dlaczego warto powierzyć RODO specjalistom?

Prawidłowe wdrożenie RODO pozwala:

• uniknąć błędów organizacyjnych,

• zwiększyć bezpieczeństwo danych,

• przygotować organizację do kontroli,

• uporządkować dokumentację,

• ograniczyć ryzyko naruszeń,

• zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.
   

Oferujemy kompleksowe wsparcie dla organizacji pozarządowych obejmujące audyt, wdrożenie dokumentacji, szkolenia oraz funkcję IOD lub stałe wsparcie w dziedzinie RODO. Pomagamy zarządom stowarzyszeń w bezpiecznym przetwarzaniu danych osobowych, przygotowaniu pełnej dokumentacji oraz bieżącym dostosowywaniu organizacji do zmieniających się przepisów.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy każde stowarzyszenie musi wdrożyć RODO?

Tak. Każda organizacja przetwarzająca dane osobowe podlega przepisom RODO, niezależnie od liczby członków czy skali działalności.

Jakie dokumenty RODO są obowiązkowe w stowarzyszeniu?

Zakres dokumentacji zależy od działalności organizacji, jednak najczęściej obejmuje Politykę Ochrony Danych, Rejestr Czynności Przetwarzania, Analizę Ryzyka, rejestr upoważnień, procedury przy obsłudze naruszeń, klauzule informacyjne oraz umowy powierzenia.

Czy stowarzyszenie może przetwarzać dane dotyczące zdrowia?

Tak, ale tylko w przypadkach przewidzianych przez przepisy RODO oraz przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń i spełnieniu określonych warunków.

Jak często należy aktualizować dokumentację RODO?

Dokumentacja powinna być aktualizowana zawsze po zmianach w sposobie przetwarzania danych, wdrożeniu nowych systemów, realizacji nowych projektów lub zmianach przepisów. Zalecany jest również okresowy przegląd całej dokumentacji przynajmniej raz w roku.

Więcej informacji o RODO dla stowarzyszenia znajdziesz TUTAJ

Szukasz Inspektora ochrony danych, pomocy we drożeniu przepisów RODO lub doradztwa?
Prosimy o kontakt:

61 30 70 750 lub kontakt@rodogrupa.pl