MŚP - Plan kontroli UODO 2026
- RODOgrupa.pl
- 13 sty
- 3 minut(y) czytania
Kontrole Urzędu Ochrony Danych Osobowych w 2026 roku. Na co muszą przygotować się mikro
i małe firmy marketingowe i e-commerce.
UODO ogłosił plan kontroli sektorowych na rok 2026. Kontrole obejmą podmioty lecznicze, jednostki prowadzące BIP, organy przetwarzające dane w wielkoskalowych systemach UE. Obejmą także podmioty marketingowe i internetowe platformy dostaw, a więc te sektory, w których działalność prowadzą mikro i małe przedsiębiorstwa.
W sektorze podmiotów marketingowych UODO skontroluje w szczególności podstawy prawne przetwarzania danych w celach marketingowych. W przypadku internetowych platform dostaw kontrolowane będzie przetwarzanie danych osobowych w związku ze świadczeniem usług pośrednictwa w sprzedaży towarów i usług za pomocą aplikacji internetowych.
Organ nadzorczy w sektorach wysokiego ryzyka nie przewiduje taryfy ulgowej dla mniejszych podmiotów. Jeśli obszarem działalności jest marketing lub sprzedaż poprzez aplikację e-commerce, UODO potraktuje te podmioty tak samo jak duże przedsiębiorstwa w zakresie legalności zgód, profilowania i prowadzenia rejestrów - ponieważ tego typu działalność z natury wiąże się z ryzykiem dla prywatności wielu osób.
Firmy działające w tych sektorach powinny szczególnie przygotować się w następujących obszarach:
Legalność działań: Zgoda i prawnie uzasadniony interes administratora
W sektorze marketingowym i e-commerce kontrolerzy w pierwszej kolejności mogą badać fundamenty przetwarzania danych:
Wymogi dotyczące zgody: Musi być ona dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Mikro i małe firmy muszą pamiętać, że brak wyboru lub domyślnie zaznaczone okienka (checkboxy) nie stanowią ważnej zgody.
Test równowagi: Jeśli firma prowadzi marketing bezpośredni na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora), musi posiadać udokumentowany test równowagi. Dokument ten musi wykazać, że interes biznesowy firmy nie narusza nadrzędnych praw i wolności klienta.
Prawo do sprzeciwu: W e-commerce i marketingu prawo to ma charakter bezwzględny - jeśli klient sprzeciwi się profilowaniu lub reklamie, firma musi natychmiast zaprzestać tego typu działań.
„Pułapka” rejestru czynności przetwarzania (RCP)
Wielu właścicieli MŚP może błędnie zakładać, że zwolnienie z prowadzenia rejestru dla firm zatrudniających poniżej 250 osób (Art. 30 ust. 5 RODO) chroni ich przed tym obowiązkiem. W sektorze marketingowym i e-commerce RCP jest zazwyczaj obowiązkowy, ponieważ:
- przetwarzanie w marketingu nie ma charakteru sporadycznego (np. newslettery, bazy klientów).
- działania te mogą powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób (np. poprzez śledzenie zachowań w sieci).
Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA)
Zgodnie z wykazem Prezesa UODO, firmy z sektora e-commerce i marketingu muszą przeprowadzić DPIA przed rozpoczęciem operacji takich jak:
Profilowanie użytkowników w celu wysyłania spamu lub łączenie danych z różnych źródeł w celu ukierunkowania reklam.
Gromadzenie i wykorzystywanie danych przez aplikacje mobilne (np. śledzenie lokalizacji, geofencing).
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji wywołujące skutki finansowe (np. różnicowanie cen w sklepach internetowych).
Zasada minimalizacji danych i przejrzystość w aplikacjach
Internetowe platformy dostaw mogą być sprawdzane pod kątem zbierania danych „nadmiarowych”:
Minimalizacja danych: Firma musi udowodnić, że przetwarza tylko te dane, które są niezbędne do realizacji celu przetwarzania.
Privacy by design: Ochrona danych musi być wdrożona już na etapie projektowania aplikacji czy kampanii marketingowej.
Uprawnienia kontrolerów UODO:
Wgląd w dokumenty: Polityki prywatności, rejestry, udokumentowane zgody i testy równowagi.
Oględziny systemów: Sprawdzanie ustawień aplikacji, baz danych i logów systemowych (rejestrujących kto i kiedy miał dostęp do danych).
Uzyskiwanie wyjaśnień od pracowników: Kontroler może przesłuchiwać pracowników podmiotu poddawanego kontroli.
Czas kontroli: Nie może przekroczyć 30 dni od okazania upoważnienia.
Należy pamiętać ponadto, że szczegółowe wymogi dotyczące dokumentacji, bezpieczeństwa i zarządzania ryzykiem wynikają z ogólnych przepisów RODO, które UODO może weryfikować przy każdej kontroli. Obszary te muszą być regularnie testowane i oceniane przez administratora, aby zapewnić ciągłą ochronę danych.
MŚP - Plan kontroli UODO 2026
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. W serwisie RODOgrupa.pl piszemy o najważniejszych obowiązkach prawnych wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych.
Dodatkowe informacje:
