RODO w biurze rachunkowym, kadrowym i płacowym

RODO w biurze rachunkowym, kadrowym i płacowym
RODO księgowość, RODO biuro rachunkowe - jak chronić dane i uniknąć kosztownych błędów?

Biura rachunkowe, kadry i płace to miejsca, w których przetwarza się ogromne ilości danych osobowych – od numerów PESEL, przez wynagrodzenia po informacje o zdrowiu pracowników. W świetle RODO każde naruszenie bezpieczeństwa może narazić firmę nie tylko na wysokie kary (nawet do 20 mln euro!), ale też zniszczyć jej reputację. Jak zatem zadbać o zgodność z przepisami i budować zaufanie klientów? Oto kluczowe wyzwania i rozwiązania.

RODO rachunkowość

Zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych to jeden z najważniejszych elementów prowadzenia działalności w branży rachunkowej. RODO dla biura rachunkowego jest kluczowe dla zapewnienia, że dane osobowe klientów są przechowywane, przetwarzane i chronione w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. Wszystkie biura rachunkowe, przetwarzają dane osobowe swoich klientów: przedsiębiorców oraz ich pracowników, więc muszą zadbać o wdrożenie odpowiednich procedur i polityk ochrony danych.

W biurze rachunkowym występuje konieczność przeprowadzania wewnętrznych audytów, okresowych szkoleń pracowników oraz stosowania właściwych zabezpieczeń w wykorzystywanych systemach informatycznych. Prawidłowe wdrożenie RODO pozwala uniknąć wysokich kar oraz buduje zaufanie klientów, co w tej branży ma ogromne znaczenie.

RODO dla biura księgowego
RODO a księgowość - to ochrona danych finansowych swoich klientów, które należą do informacji wrażliwych. Wdrożenie odpowiednich procedur ochrony danych osobowych w biurze księgowym wymaga zarówno ścisłej współpracy z klientami jak i skorzystania z pomocy specjalistów (firm doradczych), które przeprowadzą audyt i opracują procedury do wdrożenia, by zapewnić wysokie standardy przetwarzania danych i zminimalizować ryzyko ich utraty.
Dla biura księgowego oznacza to wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, takich jak stosowanie bezpiecznych kanałów do przesyłania danych pomiędzy biurem a swoimi klientami, właściwe szyfrowanie danych, szkolenia swoich pracowników, wprowadzenie regulacji dotyczących przechowywania dokumentów itp. RODO w biurze księgowym nie jest tylko formalnością – to konieczność, która chroni Twoje biuro, klientów, a także buduje zaufanie.

RODO w biurze płacowym

Stosowanie RODO dla biura płacowego wiąże się z dodatkowymi wyzwaniami, ponieważ biura płacowe przetwarzają dane osobowe pracowników, w tym dane adresowe, Numery PESEL, informacje dotyczące stanu zdrowia, kwoty wynagrodzenia, składek ZUS, a także inne dane wrażliwe związane z zatrudnieniem. RODO na biuro płacowe nakłada obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych, a także weryfikowania, czy każda czynność związana z przetwarzaniem danych odbywa się zgodnie z przepisami.
Biuro płacowe musi wdrożyć procedury, które zabezpieczą dane pracowników przed nieuprawnionym dostępem i umożliwią ich prawidłowe przetwarzanie. RODO w biurze płacowym nie dotyczy tylko ochrony danych przechowywanych w formie elektronicznej, ale również danych papierowych, które tak jak dane elektroniczne, muszą być odpowiednio zabezpieczone i archiwizowane.

Gdzie czyhają największe ryzyka? Jakie są typowe błędy biur.
Z analizy występujących przypadków wynika, że większość problemów wynika z pozornie drobnych zaniedbań.

Oto najczęstsze błędy:

brak umów powierzenia danych – wiele biur nie podpisuje z klientami umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (zgodnie z art. 28 RODO). To błąd, który może wiązać się z nałożeniem nawet 100 tys. zł kary!
przetrzymywanie danych „na wszelki wypadek” – przechowywanie dokumentacji dłużej niż wynika z przepisów (np. 5 lat dla ksiąg podatkowych).
słabe zabezpieczenia techniczne – brak szyfrowania plików, stosowania haseł do aplikacji lub zabezpieczeń przed cyberatakami.
brak szkoleń dla pracowników – nieświadomy pracownik, który wysyła dane na niewłaściwy adres e-mail lub jest skłonny kliknąć w podejrzany link to realne zagrożenie.
niejasno sformułowany obowiązek informacyjny – klienci i pracownicy muszą wiedzieć, jak ich dane są wykorzystywane i przez kogo. Niedostateczna transparentność to prosta droga do skarg.

Przykład: Biuro rachunkowe w Warszawie zapłaciło 40 tys. zł kary, gdy hakerzy wykradli dane 500 klientów
wykorzystując lukę powstałą poprzez niezaktualizowane oprogramowanie antywirusowe.

Kluczowe zasady: minimalizacja, poufność, rozliczalność

Aby uniknąć takich sytuacji, należy wdrożyć następujące zasady:

minimalizacja danych – zbieraj tylko dane niezbędne do celu (np. do naliczenia pensji nie potrzebujesz numeru dowodu pracownika).

szyfruj i ograniczaj dostęp – pliki zawierające duża ilość danych (np. listy płac) zabezpieczaj hasłami, a dostęp do nich przyznawaj tylko upoważnionym osobom.

regularnie aktualizuj polityki – sprawdź, czy Twoja dokumentacja (rejestr czynności przetwarzania, procedury bezpieczeństwa) jest zgodna z aktualnymi przepisami.

szkol zamiast karcić – przeprowadzaj cykliczne szkolenia z ochrony danych

Case study: Jedno z krakowskich biur kadrowych wdrożyło system szyfrowania e-maili
i ograniczyło czas przechowywania danych, dzięki temu pomimo naruszenia bezpieczeństwa,
zyskało pozytywny wynik kontroli przeprowadzonej przez UODO.

Specyfika danych kadrowo-płacowych: Na co uważać?

Przetwarzając dane pracowników i klientów (np. w outsourcingu kadr), pamiętaj:

masz status podmiotu przetwarzającego – to klient (administrator) decyduje, jakie dane możesz zbierać. Nigdy nie działaj poza jego instrukcjami.

zweryfikuj podstawę prawną – w przypadku danych szczególnych kategorii (np. o niepełnosprawności) konieczna jest wyraźna zgoda pracownika lub przepis prawa.

Gotowe rozwiązania: Jak wdrożyć RODO krok po kroku?

Wdrożenie RODO w biurze rachunkowym lub kadrowo-płacowym nie musi być skomplikowane, jeśli podzielisz proces na konkretne etapy.

Oto sprawdzona ścieżka:

Audyt i mapowanie procesów

Zidentyfikuj wszystkie źródła i nośniki danych: dokumenty papierowe (np. umowy w szafkach), pliki elektroniczne (Excel, systemy kadrowe), e-maile, a nawet pendrive’y.

Sporządź rejestr czynności przetwarzania: zapisz jakie dane przetwarzasz (np. PESEL, dane kontaktowe), w jakim celu (np. rozliczenie ZUS) i komu je udostępniasz (np. urzędy, software’owi dostawcy) i szereg innych informacji.

Przeanalizuj ryzyka: Czy dostęp do danych mają osoby nieupoważnione? Czy dyski są szyfrowane? Czy stosowane zabezpieczenia są skuteczne?

Podpisz umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych

z klientami: każda współpraca musi być uregulowana umową, która precyzuje zakres przetwarzania i obowiązki Twojego biura w zakresie odpowiedzialności za powierzone dane osobowe (art. 28 RODO).
z podwykonawcami: jeśli korzystasz z zewnętrznych systemów (np. chmury, programów kadrowych), sprawdź, czy ich dostawcy również stosują odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa.

Wprowadź politykę retencji danych

określ czas przechowywania dla każdego typu danych
regularnie usuwaj dane, które przekroczyły okres retencji. Nie trzymaj ich „na zapas” – to częsty błąd wykrywany przez UODO

Zabezpiecz dane technicznie i organizacyjnie

Szyfruj pliki i nośniki: Korzystaj z narzędzi takich jak VeraCrypt lub szyfrowanych dysków.

Ogranicz dostęp: Wprowadź zasadę need-to-know – np. księgowa nie musi widzieć danych medycznych pracowników klienta.

Chroń hasła: Wymagaj silnych haseł (min. 12 znaków, znaki specjalne) i dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA) w systemach.

Przeszkól zespół i buduj świadomość

Przeprowadzaj szkolenia z RODO co najmniej raz w roku – uwzględnij case studies z Twojej branży (np. przypadki wycieków list płac).
Stwórz proste procedury, np.:
- dane klientów wysyłaj tylko przez szyfrowaną pocztę.
- nie przetwarzaj danych na prywatnych laptopach.

Przygotuj procedurę zgłaszania naruszeń

w przypadku zaistnienia naruszenia masz tylko 72 godziny na jego zgłoszenie do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

stwórz listę kroków:
- zablokuj możliwość trwania naruszenia (np. zmiana hasła, jeżeli nastąpiła ingerencja z zewnątrz)
- oceń skalę problemu (np. ile osób dotyczy, jakie dane wyciekły).
- powiadom UODO i osoby poszkodowane (jeśli incydent oceniono jako naruszenie).

Dokumentuj wszystko

prowadź rejestr naruszeń – nawet drobne incydenty (np. wysłanie maila do złej osoby) powinny być odnotowane.

zbieraj zgody na przetwarzanie danych (gdy są wymagane) i przechowuj je tak długo jako to niezbędne

Wyznacz Inspektora Ochrony Danych (IOD)

Choć nie zawsze jest to obowiązkowe. IOD pomoże Ci nadzorować zgodność z RODO, prowadzić audyty i komunikować się z UODO. W małych biurach rolę tę może pełnić zewnętrzny ekspert.

Testuj i aktualizuj

raz na jakiś czas sprawdź reakcję pracowników na podejrzaną wiadomość e-mail lub utratę dostępu do danych.

na bieżąco śledź zmiany w przepisach (np. nowe interpretacje UODO) i dostosowuj polityki.

Powyższe działania nie tylko redukują ryzyko kar, ale też wpływają pozytywnie na wizerunek Twojego biura. Klienci chętniej powierzają dane firmie, która jest w stanie wykazać, jak dba o bezpieczeństwo. Wdrożenie RODO to nie koszt, a inwestycja w zaufanie i stabilność biznesu.

Potrzebujesz wsparcia? Specjaliści RODO czekają!

Choć przepisy są skomplikowane, ich wdrożenie nie musi być koszmarem. Nasza firma specjalizuje się w kompleksowym doradztwie RODO dla biur rachunkowych i kadrowo-płacowych.

Oferujemy: