Począwszy od roku 2018 rynek został zalany usługami „okołorodowymi”, niezależnie czy to jest usługa IOD (Inspektora Ochrony Danych), Koordynatora, stałego wsparcia, szkolenia czy doraźnej pomocy. Czy zdalny outsourcing RODO to dobre rozwiązanie?
Czym się kierować przy wyborze wykonawcy?
Czy jest sens ograniczać się do podwykonawców z najbliższej okolicy?
Jednym z obowiązków specjalisty ds. RODO jest poinformowanie właściciela firmy oraz jego pracowników o obowiązkach na nim spoczywających oraz monitorowanie przestrzegania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych i przepisów szczególnych, które związane są z ochroną danych osobowych.
Z praktycznego punktu widzenia, do najważniejszych obowiązków związanych z przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych należą:
Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych.
Prowadzenie rejestru kategorii czynności przetwarzania danych osobowych (o ile pełni rolę procesora)
Realizacja obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane osobowe przetwarza.
Nadanie upoważnień z osobami przetwarzającymi dane osobowe w jego imieniu.
Zawieranie umów powierzenia z podmiotami, z którymi należy to zrobić.
Samo rozporządzenie wskazuje, że firma jest zobowiązana przede wszystkim do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby przetwarzanie odbywało się w zgodzie z obowiązującymi przepisami oraz możliwości wykazania wdrożenia tych środków. To właśnie specjalista ds. RODO powinien umieć określić rozwiązania, które po pierwsze będą skutecznie realizowały powyższe obowiązki, a po drugie będą przejrzyste oraz nie nadmierne w stosunku do obowiązujących regulacji.
Praktyka pokazuje, że nadal są firmy, które wdrożyły zaledwie niezbędne minimum lub nie wykonały żadnych czynności związanych z ochroną danych osobowych. Ci bardziej zaawansowani, posiadający stałe wsparcie, często dokonują rewizji swojej dotychczasowej współpracy z podmiotami, którym zlecili wdrożenie i przestrzeganie przepisów RODO.
Wśród najczęściej pojawiających się zarzutów wobec podmiotów zajmujących się wspieraniem wdrożenia przepisów o ochronie danych osobowych pojawiają się:
Utrudniony kontakt telefoniczny, mailowy oraz osobisty.
Przekazywanie wzorów dokumentów bez jakiegokolwiek komentarza co do kontekstu ich użycia.
Brak poczucia realnej współpracy ze specjalistą zewnętrznym.
Naciąganie na usługi dodatkowe, które nie są związane z żadnymi obowiązkami, które należy realizować.
Nieprzejrzysty schemat współpracy.
Kluczowym aspektem poprawnie i sprawnie działającej relacji na linii: firma obsługiwana a specjalista ds. ODO, wydaje się być komunikacja. Każdy z aspektów współpracy opiera się o rzetelne i pełne informacje, które muszą zostać przekazane do analizy. Dodatkowo, żeby uzyskać satysfakcjonujące informacje specjalista musi zadawać odpowiednie pytania, a umiejętność ich formułowania jest nierozerwalnie związana z doświadczeniem, które posiada.
W czasie trwania pandemii firmy miały okazję (lub były zmuszone) do korzystania z rozwiązań technicznych pozwalających na prowadzenie codziennej aktywności zawodowej na odległość. Z perspektywy czasu można uznać, że jakość usług świadczonych na odległość przy wykorzystaniu dostępnych form komunikacji nie odbiega w żaden sposób od tej, która była związana z kontaktem osobistym.
Dodatkowymi zaletami usług dot. RODO świadczonych zdalnie są:
Zmniejszenie kosztów obsługi (brak kosztów utrzymania pracownika na etacie, utrzymywania pomieszczeń biurowych dla osoby pełniącej tą funkcję na miejscu, dojazdów do firmy, kosztów pocztowych),
Zwiększenie dostępności profesjonalnego zespołu specjalistów. (stały dostęp do specjalistów a nie tylko jednej osoby w wybrany dzień czy w godzinach jej pracy, brak urlopów i absencji chorobowej)
Skrócenie czasu udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie.
Większa elastyczność w umawianiu spotkań.
Nieograniczone możliwości wyboru usługodawcy - dzięki współpracy na odległość nie musimy ograniczać się do podmiotów świadczących daną usługę z naszej najbliższej okolicy.
Dodatkowym atutem w pełni zdalnej współpracy jest fakt, że z reguły nie ma konieczności instalowania oprogramowania, służącego do komunikowania się. Telefony, poczta e-mail oraz wideo konferencje za pomocą szybkiego łącza internetowego są już obecnie standardem w każdej działalności gospodarczej.
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. W serwisie RODOgrupa.pl piszemy o najważniejszych obowiązkach prawnych wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych.
Dodatkowe informacje: